6 علامت که نشان می‌دهد سازمان شما آماده پیاده‌سازی سیستم هوش تجاری است

6 علامت که نشان می‌دهد سازمان شما آماده پیاده‌سازی سیستم هوش تجاری است

ابتدا بهتر است تا به روشی که جهت نظارت و سنجش سازمان خود اتخاذ کرده‌اید، نگاهی داشته باشیم:

شما اطلاعات سازمان خود را از منابع مختلف داده که در سازمان وجود دارند، گردآوری نموده و یکبار در ماه گزارش ماهیانه از سازمان تهیه کرده و بر این باور هستید که نظارت و سنجش مناسبی از آن انجام می‌دهید. از سوی دیگر ممکن است در زمان‌هایی که داده‌های سازمان مورد نیاز شما باشند، دسترسی به آنان نداشته باشید و در نهایت بنظر می‌رسد که تصمیمات سازمانی را با اندکی حدس اتخاذ می‌کنید.

اگر تصور می‌کنید که یکی از دو حالت فوق برای شما رخ داده است، پس بهتر است تا به داشتن سیستم هوش تجاری در سازمان خود فکر کنید. علاوه بر شرایط واضح فوق، 6 علامت حیاتی دیگر نیز وجود دارند که با رخ دادن آنان، بهتر است تا به پیاده‌سازی سیستم هوش تجاری در سازمان خود بیاندیشید:

1. مرتباً داده‌های مورد نیاز برای تهیه گزارشات سازمانی را از منابع مختلف داده گردآوری می‌کنید

معمولاً هنگامیکه سازمان‌ها روبه رشد هستند، واحدهای سازمانی مستقل با بودجه و مدیریت خاص خودشان برای آنان در نظر گرفته می‌شود. اما لازم است تا در پایان هر روز کاری، اطلاعات هریک از آن واحدهای سازمانی در قالب یک گزارش واحد گردآوری شوند تا بتوان بطور بهینه‌تری بودجه‌ریزی، پیش‌بینی، عملکرد، و سلامت کلی سازمان را رهگیری نمود.   

فرایند فوق دربرگیرنده استخراج داده‌ها از هریک از سیستم‌های موجود در سازمان و سپس یکپارچه‌سازی و ارائه آنها در قالب یک گزارش EXCEL خواهد بود. اما اینکار زمانبر، خسته‌کننده و با خطاهای انسانی همراه است که معمولاً توسط متخصصین واحد فناوری اطلاعات موجود در سازمان انجام می‌گیرد و کارشناسان غیرمتخصص که نیاز بالایی به ملاحظه گزارشات دلخواه خود دارند قادر به انجام این مهم نمی‌باشند.

راه‌حل

یک سیستم هوش تجاری بطور خودکار داده‌ها را از منابع داده‌ای مختلف موجود در سازمان استخراج کرده و آنها را در قالب تحلیل‌ها، گزارشات، و داشبوردهای مدیریتی به کارشناسان نمایش می‌دهد. همچنین کارشناسان قادر خواهند بود تا بمنظور مشاهده روندهای احتمالی موجود در لایه‌های مختلف داده‌ها، به درون تحلیل‌‌ها، گزارشات، و داشبوردهای مدیریتی بروند.

با استفاده از سیستم هوش تجاری قادر خواهید بود تا دانش را به تمامی واحد‌های موجود در سازمان ارسال نمایید. همچنین می‌توانید تحلیل‌ها، گزارشات، و داشبوردهای مدیریتی خود را ساخته و از سیستم بخواهید تا بطور خودکار، دانش موجود در آن‌ها را برای همکارانتان ارسال نماید، تا نهایتاً تصمیمات سازمانی اثربخش‌تری اتخاذ گردد.

2. چند روز زمان صرف می‌شود تا یک گزارش تهیه نمایید

اگر در حال حاضر گزارشات سازمانی خود را بطور دستی تهیه می‌‌کنید، قطعاً می‌دانید که چه قدم‌های غیر بهینه‌ای برای تهیه آنان بر‌می‌دارید. قدم‌ها بدین شکل هستند که داده‌ها را از منابع داده‌ای سازمان استخراج نموده و سپس براساس نیازهای خود و قطعاً بطور دستی اطلاعات مورد نیاز خود را گردآوری کرده و در نهایت داده‌های گردآوری شده را ارزیابی می‌نمایید تا از اعتبار و صحت آنان اطمینان حاصل کنید. فرایندی که اکنون و شاید هم سال‌‌ها است که در پیش گرفته‌اید، زمان و منابع فراوانی از سازمان را صرف می‌کند.

تعجب نکنید زیرا امروزه سازمان‌های فراوانی وجود دارند که چند روز کاری را صرف ساختن تنها یک گزارش سازمانی می‌کنند. به بیان دیگر اگر تهیه یک گزارش و یا تحلیل زمان زیادی را بخود اختصاص دهد، طبیعتاً روندهای لحظه‌ای موجود در داده‌ها و همچنین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) بطور روزانه و شاید هم هفتگی مورد مشاهده قرار نخواهند گرفت و انحرافات موجود در داده‌های سازمان از چشم مدیران و کارشناسان آن پنهان خواهد ماند.

راه‌‌حل

با استفاده از یک سیستم هوش تجاری با ویژگی‌های مناسب در سازمان، تمامی فرایندها شامل استخراج و پردازش داده‌ها برای تهیه گزارشات سازمانی با استفاده از رایانه و بطور خودکار انجام می‌شود و مدیران و کارشناسان سازمان قادر خواهند بود تا تنها با چند کلیک، گزارشات مورد علاقه خود را بسازند.  

همچنین با استفاده از این سیستم دیگر نگران انحرافات و روندهای لحظه‌ای موجود در لایه‌های مختلف داده‌های سازمان نباشید زیرا سیستم بطور خودکار و لحظه‌ای تمامی لایه‌های داده‌ای سازمان را مورد نظارت قرار داده و در صورت بروز هرگونه تغییر، مدیر و کارشناس مربوطه را مطلع می‌سازد تا در نهایت تصمیمات اثربخش‌تری اتخاذ گردد.

3. در سازمان شما شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) در نظر گرفته شده‌اند اما بطور ماهیانه تهیه و ملاحظه می‌شوند

شاخص‌های کلیدی عملکرد اگر تنها بطور ماهیانه تهیه و مورد ارزیابی قرار گیرند، نخواهند توانست رسالت حقیقی خود را به مدیران و کارشناسان سازمان عرضه کنند. در ساده‌ترین شرایط می‌بایست آنها را بطور روزانه تهیه و مورد ارزیابی قرار داد. به بیان دیگر، اگر روزها صرف می‌کنید تا تنها یک گزارش و یا شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمانی را تهیه نمایید، این امکان را نخواهید داشت تا تصمیمات استراتژیک کسب و کار اتخاذ نمایید.

راه‌حل

یک سیستم هوش تجاری بهینه، بطور روزانه و حتی چندین بار در روز داده‌های سازمان را استخراج می‌نماید که مدیران و کارشناسان سازمان را قادر می‌سازد تا بطور لحظه‌ای از روندها و تغییرات موجود در سازمان آگاهی داشته باشند و همچنین شاخص‌های کلیدی عملکرد جهت اتخاذ تصمیمات اثربخش نیز بطور لحظه ای تهیه و ارائه می‌شوند.

با امکان نظارت لحظه‌ای بر داده‌های سازمان و همچنین قابلیت نفوذ به درون لایه‌های مختلف آن، مدیران و کارشناسان سازمان قادر هستند تا از نکات منفی و مثبتی که بر اساس آنان تصمیمات خود را اتخاذ نموده اند، آگاهی یابند.

یک سیستم هوش تجاری واقعی نه تنها بطور خودکار گزارشات و یا شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان را تهیه می‌نماید، بلکه با ارسال هشدار بر روی رایانه دسکتاپ، تبلت، و یا تلفن همراه مدیران و کارشناسان، آنان را از وقوع روندها و انحرافات در داده‌های سازمان مطلع می‌سازد. با چنین رویه‌ای امکان اتخاذ تصمیمات و عکس‌العمل‌های اثربخش و کارآمد از سوی مدیران و کارشناسان سازمان امکانپذیر خواهد بود.

4. بینش و آگاهی اندکی بر عملیات سازمان دارید

چگونه یک تصمیم‌گیرنده در سازمان خواهد توانست بدون بینشی فراگیر بر عملیات سازمان، اقدام به اتخاذ تصمیمات اثربخش نماید؟! بعنوان مثال، یک مدیر فروش که نیازمند بینش و آگاهی سریع و بموقع از پیش‌بینی‌ها، اهداف، درآمدها و هزینه‌ها، پیش از برگزاری جلسات هفتگی فروش در سازمان است، اقدام به بررسی و اتخاذ تصمیم در آن جلسات نماید؟! سناریوی فوق در مورد مدیرعامل سازمان که نیاز دارد بطور لحظه‌ای از میزان فروش محبوبترین محصول خود در یکی از بازارهای هدف آگاهی و بینش داشته باشد نیز صدق می‌کند.

راه‌حل

با امکان بهره‌گیری از قابلیت تبدیل و ترجمه داده‌های سازمان به تصاویر گرافیکی واضح و روشن بجای استفاده از صفحات Excel، امکان بررسی داده‌های سازمان برای مدیر و کارشناس مربوطه بسیار آسان خواهد بود. اما یک سیستم هوش تجاری واقعی، تنها به استفاده از داده‌های گرافیکی در قالبی واضح و روشن اکتفا نمی‌کند، بلکه به کاربران نهایی امکان می‌دهد تا روندها و انحرافات موجود در داده‌های گرافیکی را شناسایی کرده و در زمان درست بمنظور مدیریت آنان، اقدام به اتخاذ تصمیم و اجرا نمایند. بدون آگاهی از جزئیات داده‌ها، امکان تصمیم‌گیری اثربخش فراهم نخواهد بود. بهمین دلیل است که در یک سیستم هوش تجاری واقعی، اولین فرایند را مشاهده یا Observation تشکیل می‌دهد.

یک سیستم هوش تجاری به مدیران و کارشناسان سازمان امکان می‌دهد تا گزارشات بلحظه و بروز خود را در سراسر سازمان بمنظور ایجاد دانش و آگاهی بیشتر، توزیع نمایند. چنین فرایند خودکار توزیع داده‌ها و اطلاعات در سازمان موجب می‌شود تا محیطی با انگیزه و مدیرانی آگاه در دسترسی به اهداف وجود داشته باشند. اکنون مدیران سازمان می‌دانند که سایر مدیران و کارشناسان سازمان نسبت اطلاعات و دانش بروز و بلحظه در ارتباط با تمامی جنبه‌‌‌های سازمان آگاهی دارند.

5. ویرایش‌های پراکنده‌ای از واقعیات در داده‌های سازمان مشاهده می‌کنید

در سازمان‌های رو به رشد نه تنها داده‌های موجود در منابع سازمان بطور فزاینده‌ای رو به افزایش هستند بلکه بر پیچیدگی آنان نیز افزوده می‌شود. در نتیجه، بر مدت زمانیکه مدیران و کارشناسان سازمان جهت تهیه گزارشات و تحلیل‌های سازمان صرف می‌شود نیز افزوده می‌گردد. از سوی دیگر با افزایش تعداد کارشناسانی که گزارشات و تحلیل‌های سازمان را تهیه می‌کنند نیز بر پراکندگی تهیه آنان افزوده می‌شود.

دشواری سناریوی فوق آنست که گزارشات و تحلیل‌های فوق با استفاده از صفحات Excel تهیه شوند و پس از ذخیره بر روی رایانه کارشناس در قالب گزارشات پرینت شده، ایمیل، شبکه رایانه‌ای سازمان، و حتی به شکل دهان به دهان در سازمان منتشر گردند که منجر به پراکندگی و فقدان کنترل بر یکپارچگی داده‌ها و اطلاعات منتشر شده می‌گردد.

راه حل

با استفاده از یک سیستم هوش تجاری مناسب، مدیران و کارشناسان سازمان قادر خواهند بود تا از یک ساختار یکسان در تهیه تحلیل‌ها و گزارشات سازمانی بهره‌مند شوند تا از پراکندگی جلوگیری شود.

از سوی دیگر گزارشات و تحلیل‌های سازمانی نیز بطور خودکار و براساس نیازمندی‌ها و سلایق هر یک از کارشناسان و واحدهای سازمانی در سراسر سازمان توزیع می‌شوند. با استفاده از چنین سیستمی می‌توان از داشبوردهای مدیریتی در کنار تحلیل‌ها و گزارشات نیز استفاده کرد تا کاربران بتوانند بطور بلحظه و بروز از تغییرات شاخص‌های کلیدی عملکرد نیز مطلع گردند.

6. نسبت به دسترسی داده‌های سازمان محدودیت وجود دارد

اطلاعات سازمان اثربخش و کارآمد نخواهد بود اگر در زمان نیاز نتوانید به آن دسترسی داشته باشید. همانطور که پیشتر اشاره شد، داده‌های موجود در منابع داده و پیچیدگی آنان پیوسته در حال افزایش می‌باشد. نه تنها برای یک سازمان حیاتی است تا داده‌های داخلی خود را اندازه‌گیری و بر آن نظارت داشته باشد، بلکه نیاز است تا خوانشی از داده‌های خارجی نیز در کنار آنان مورد اندازه‌گیری و نظارت قرار گیرد. در حقیقت به مرور زمان، داده‌های خارجی یک سازمان بر داده‌های داخلی آن فزونی خواهد یافت. سازمان‌هایی که امروزه بر اهمیت داده‌های داخلی و خارجی خود پی نبرده باشند، از رقبا عقب خواهند ماند. مشکل اینجاست که بسیاری از سیستم‌های هوش تجاری موجود، از ویژگی سهولت استفاده برخوردار نمی‌باشند و تنها واحد فناوری اطلاعات سازمان‌ها قادر هستند تا با آنان تعامل بهینه داشته باشند. 

راه‌حل

با بهره‌گیری از یک سیستم هوش تجاری کارآمد، ویژگی‌های آن سیستم به سادگی در اختیار تمامی افراد سازمان با هر سطحی از دانش فناوری اطلاعات، قرار خواهد گرفت. یک سیستم هوش تجاری کارآمد می‌تواند با بهره‌گیری از ویژگی سهولت استفاده از آن توسط هر یک از مدیران و کارشناسان سازمان امکان تهیه تحلیل‌ها و گزارشات از داده‌های داخلی و خارجی سازمان را فراهم آورد. سهولت استفاده از چنین سیستمی همانند استفاده تمامی افراد سازمان از یک نرم‌افزار دیکشنری بر روی رایانه آنان است که کلمه مورد نظر خود را تایپ کرده و رایانه کلمه معادل آن را به سادگی در اختیارشان قرار می‌دهد.

هر فردی در سازمان که امکان دسترسی برای او تعریف شده باشد، قادر خواهد بود تا تنها با چند کلیک به لایه‌های مختلف داده و اطلاعات سازمان وارد شده و اقدام به تهیه گراف‌های تحلیل داده بنماید. در حقیقت هریک از افراد سازمان یک متخصص سیستم هوش تجاری خواهد بود. در ابتدای استفاده از یک سیستم هوش تجاری کارآمد که از سهولت استفاده برخوردار است متوجه خواهید شد که اقدام به پیاده‌سازی یکی از برترین ابزارهای مدیریتی در سازمان خود نموده‌اید.

انتشار مطلب فوق، با ذکر منبع بلامانع می باشد.

6 علامت که نشان می‌دهد سازمان شما آماده پیاده‌سازی سیستم هوش تجاری است