3 قدم برای داشتن سازمانی مبتنی بر تحلیل داده‌ها با استفاده از سیستم هوش تجاری

3 قدم برای داشتن سازمانی مبتنی بر تحلیل داده‌ها با استفاده از سیستم هوش تجاری

یک آگاهی: استخراج و گردآوری داده‌ها از منابع داده‌ای سازمان جهت نمایش در صفحات Excel را نمیتوان سیستم هوش تجاری دانست.

در حقیقت بخشی از یک سیستم هوش تجاری هنگامیست که داده‌های سازمان را در قالب نمایش‌های گرافیکی واضح و روشن بر روی صفحه رایانه خود بطور بروز و بلحظه از آنچه که در واحدهای عملیاتی سازمان رخ می‌دهد، مشاهده کنید. دقیقاً مانند وقتیکه در حال رانندگی هستید و داشبورد اتومبیل شما شاخص‌های مهمی مانند سرعت و دور موتور را بشکل بلحظه نمایش می‌دهد، بخشی از یک سیستم هوش تجاری اثربخش می‌بایست شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان را مانند داشبورد سازمان بشکلی واضح نمایش دهد. همچنین این سیستم باید قدرت تحلیل اطلاعات آن شاخص‌ها را نیز با چند کلیک به شما ارائه نماید. به بیان ساده سیستمی را در اختیار داشته باشید که شریک کاری روزا نه شما در اتخاذ تصمیمات بهینه باشد.

در عمل مشخص شده که سازمان می‌بایست سه قدم کلیدی را در سفر خود برای دستیابی به یک سیستم هوش تجاری اثربخش بردارد.

تحلیل‌های مبتنی بر داده‌های سازمان مدیران را در اتخاذ تصمیمات استراتژیک، و کارشناسان را در اتخاذ تصمیمات روزانه و کوتاه مدت یاری می‌رساند. کارشناسان و نیروهای انسانی سازمان با استفاده از سیستم هوش تجاری تغییرات را پذیرفته و آماده کسب مزیت‌های رقابتی خواهند شد. قرار دادن سیستم هوش تجاری در اختیار هریک از تصمیم‌گیرندگان سازمان باعث می‌شود تا تمامی افراد بر اساس داده‌ها و اطلاعات بروز شده و حقیقی به سمت هدفی تعریف شده و مشخص حرکت کنند.

پیش از آغاز سفر بسمت پیاده‌سازی سیستم هوش تجاری (BI) در سازمان

در حقیقت سازمان‌هایی وجود دارند که هنوز از سیستم هوش تجاری کارآمد در سازمان خود استفاده نکرده‌اند. ارزیابی‌ها نشان می‌دهد که هنوز سازمان‌های چند ملیتی با میلیون‌ها دلار منابع سازمانی، همچنان اقدام به پیاده‌سازی سیستم هوش تجاری نکرده‌اند. ما در ارزیابی های خود این سازمان‌ها را در مرحله پیش از سفر قرار داده‌ایم. این سازمان‌ها ضرورتاً فاقد عملکرد مناسب نیستند، اما همچنان از سیستم‌های اطلاعات مدیریتی استفاده می‌کنند که حدودا 20 سال آنها را در اختیار داشته‌اند. مانند سیستم ERP به همراه گزارشات سازمانی در قالب صفحات Excel.

سازمان‌ها با مشکلات بزرگی در استفاده از سیستم‌های قدیمی در اندازه‌گیری و مدیریت داده‌ها و اطلاعات سازمان روبرو هستند.

کاربران این سازمان‌ها داده‌های خود را از منابع مختلف داده‌ای سازمان گردآوری می‌کنند. این فرایند خسته‌کننده، هدر دهنده زمان، و با خطاهای انسانی روبرو است. معمولاً اینکار توسط واحد فناوری اطلاعات این سازمان‌ها انجام می‌شود و متعاقباً مدیران و کارشناسانی که دانش فناوری اطلاعات نداشته باشند نمی‌توانند داده‌های تصمیم‌گیری را خود گردآوری نمایند. در نتیجه تهیه یک گزارش ساده در این دسته از سازمان‌ها چندین روز کاری بطول می‌انجامد و بدان معنی است که شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان تنها بطور ماهیانه یا هفتگی مورد بازبینی قرار می‌گیرند، درحالیکه با استفاده از یک سیستم هوش تجاری این شاخص‌ها بطور روزانه ملاحظه خواهند شد. در اینصورت مدیران ایندسته از سازمان‌ها نمی‌توانند تصمیمات استراتژیک اثربخشی اتخاذ کنند و تصمیماتشان واکنشی خواهد بود. واقعیت تلخ آنجاست که ویرایش و بیان حقایقی متفاوت از داده‌ها و اطلاعات در قالب گزارشات سازمانی نیز در این دسته از سازمان‌ها مشاهده شده است.

سفری همراه با سیستم هوش تجاری

1. ویژگی‌های مبنایی سیستم هوش تجاری

یک انبار‌داده برای سازمان تعریف کنید. تمامی منابع کلیدی داده‌ای سازمان را به آن متصل نمایید. سپس داده‌ها و اطلاعات سازمان را در قالب داشبوردهای مدیریتی، تحلیل ها، هوش تجاری همراه، و گزارشات سازمانی بین خود و سایر همکاران توزیع نمایید.

2. در اختیار داشتن داده های بروز و بلحظه

تحلیل‌های خود را در بطور خودکار در اختیار سایر واحدهای سازمانی قرار دهید. داده های سازمان بطور خودکار و با استفاده از هشدارها و پیش‌بینی‌های سیستم مورد نظارت قرار دهید. خودتان به آسانی و با چند کلیک اقدام به ساختن تحلیل‌ها و گزارشات سازمانی نمایید.

3. تحلیل های رقابتی

به خارج از سازمان خود نگاهی داشته باشید. با استفاده از سیستم هوش تجاری بهتر آگاه خواهید شد که در زنجیره تأمین و عرضه سازمان در هر لحظه چه می‌گذرد و آیا مشتریان سازمان از رضایت برخوردار هستند یا خیر؟

مرحله اول: آغاز به بهره گیری از سیستم هوش تجاری

دراین مرحله سازمان اقدام به بهره گیری از سیستم هوش تجاری می نماید و از منافع آن استفاده می کند. منابع داده‌ای قدیمی سازمان استاندارد و بروز شده و مدیران و کارشناسان سازمان می‌توانند بسادگی و بدون دانش فنی، داشبوردهای مدیریتی، گزارشات، و تحلیل های خود را تهیه نمایند.

دراین مرحله که سطح عملیاتی از پیاده‌سازی سیستم است، سازمان تمامی منابع داده‌ای خود که برای سازمان نقشی حیاتی دارند را یکپارچه می‌کند. در این مرحله می‌توان گزارشات و تحلیل‌های مبنایی را به راحتی تهیه نمود. در حقیقت سازمان به یک ویرایش واقعی و واحد از اطلاعات سازمان دست می یابد که بر اساس داده‌های تایید شده و یکپارچه سازمان تهیه شده است. تصمیم‌گیرندگان می‌توانند جهت کسب بینش‌های قابل اجرا به درون داده‌ها و اطلاعات سازمان روند.

تاکنون تحلیل‌های سازمان به دلیل استفاده از سیستم‌های قدیمی تنها می‌توانست تحلیل‌های دو بعدی داشته باشد، اما اکنون تصمیم‌گیرندگان و کارشناسان سازمان می‌توانند از تحلیل‌های چند‌بعدی بهره‌مند شوند. دراین مرحله کاربران سازمان وارد چرخه سیستم هوش تجاری می‌شوند: مشاهده (Observation)، جهت‌گیری (Orientation)، تصمیم‌گیری (Decision)، و اقدام (Action).

در ابتدای این مرحله تنها تعدادی از کاربران در برخی از واحدها مانند واحد مالی می‌توانند از تحلیل‌های استاندارد استفاده نمایند. اما هرچه که سازمان بسمت بلوغ در استفاده از سیستم هوش تجاری حرکت می‌کند می‌تواند از تحلیل‌ها و گزارشات شخصی‌سازی شده نیز استفاده نماید. دراین مرحله آنان می‌توانند به پرسش و پاسخ از سیستم اقدام کنند.

در ابتدای کار تنها واحدهایی مانند فناوری اطلاعات، فروش و مالی می‌توانند از تحلیل‌های سیستم استفاده کنند. اما از سوی دیگر قادر هستند تا تحلیل‌های خود را به سراسر سازمان و سایر واحدهای سازمانی توزیع نمایند.

در پایان این مرحله کاربران بیشتر و بیشتری می‌توانند ورود پیدا کرده و از سیستم استفاده نمایند. سازمان همچنان در سطح عملیاتی از پیاده‌سازی سیستم می‌باشد، اما از سوی دیگر واحدهای سازمانی اکنون با فرایندهای مبتنی بر واقعیات سازمان به سیستم ورود می‌کنند:

دراین مرحله:

فعالیت‌ها و خروجی‌ها: شامل گزارش‌گیری‌های پیشرفته، تحلیل‌های مبتنی بر پرس و جو از سیستم، داشبوردهای مدیریتی مبتنی بر سازمان بطورکلی و همچنین مبتنی بر هریک از واحدهای سازمان

تهیه‌کنندگان: واحدهای فناوری اطلاعات، فروش، و مالی

کاربران: واحد مالی و مدیران کارکردی

ابزارها: ابزارهای تحلیلی سیستم هوش تجاری

خروجی‌ها: تصمیم‌گیری‌های تاکتیکی مبتنی بر شاخص‌های کلیدی واضح و روشن

داده‌ها: مکعب‌های داده استاندارد و از پیش تهیه شده با استفاده از داده‌های داخلی سازمان

مرحله دوم: تحلیل‌های رو به رشد

هرچه سازمان بسمت بلوغ در تحلیل‌های سازمانی با استفاده از سیستم پیش می‌رود، بیشتر بسمت ابعاد وسیع‌تر تحلیل داده‌ها نیز حرکت خواهد کرد. حجم داده‌های ساختار یافته پیوسته رشد کرده و سازمان منابع داده‌ای بیشتری جهت بهره‌گیری از سیستم هوش تجاری بکار می‌گیرد.

 هرچه حجم و تنوع داده‌ها در سازمان افزایش یابد، توانایی سازمان در استفاده بهینه از آنان نیز افزایش خواهد داشت. دراین مرحله دیگر استفاده از ابزارهای تحلیلی سیستم محدود به چند واحد سازمانی مانند مالی و فروش نخواهد بود و هرفردی در هر واحد سازمانی دیگر مانند زنجیره عرضه و بازایابی بسته به میزان دسترسی به سیستم که برای او تعریف شده باشد می تواند از سیستم استفاده نماید.

اندک اندک داده‌ها و اطلاعات در سراسر سازمان توزیع می‌شوند و سیستم هوش تجاری تمامی نیروهای سازمان را به تصمیمات مبتنی بر اطلاعات حقیقی و واحد مجهز می‌سازد. در حقیقت کارکرد اصلی یک سیستم هوش تجاری اثربخش همین است.

ویژگی هشدارهای خودکار در یک سیستم هوش تجاری بهینه به همراه تحلیل چند بعدی داده‌ها و اطلاعات سازمان منجر می‌شود تا تصمیم‌گیرندگان سازمان بدون اینکه به سیستم ورود کنند، از انحرافات و تغییرات بلحظه در رویدادهای سازمان آگاه شوند. تحلیل‌های مبتنی بر پیش بینی که یکی از قابلیت‌های سیستم های هوش تجاری قدرتمند است می‌تواند مبتنی بر رویدادهای تاریخی سازمان و تکنیک داده‌کاوی، مدیران و کارشناسان سازمان را از سناریوهای متعدد برای آینده با اندکی ضریب خطا آگاه سازد.

تصمیم‌گیرندگان سازمان می‌توانند با استفاده از تحلیل‌های تک‌کاره در سیستم هوش تجاری اقدام به طرح پرسش از سیستم برآیند. همچنین استفاده از داشبوردهای مدیریتی به کاربران امکان می‌دهد تا به تهیه تحلیل‌ها و گزارشات خودکار از آن داشبوردها بپردازند. اکنون با در نظر گرفتن چرخه سیستم هوش تجاری، سازمان می‌تواند از مرحله مشاهده به مرحله اقدام برسد.

در این مرحله:

فعالیت‌ها: کشف داده‌های موجود در لایه‌های داده، تحلیل‌های مبتنی بر پیش‌بینی، مدل‌سازی داده‌ها، تحلیل‌های تک‌کاره، و داده‌های گرافیکی

تهیه‌کنندگان: کاربران سازمان

کاربران: مدیران ارشد و میانی، واحدهای فروش، بازاریابی و زنجیره تأمین

ابزارها: ابزارهای کشف داده‌های موجود در لایه‌های داده ها، سیستم هوش تجاری همراه، داشبوردهای فردی و همچنین مبتنی بر پروژه‌ها

خروجی‌ها: کسب دانش جدید بر اساس تحلیل‌های چند بعدی، داشبوردهای فردی و شخصی‌سازی شده، هشدارهای سیستم در صورت بروز انحراف در داده‌ها

داده‌ها: منابع داخلی/ ساختاریافته و منابع خارجی/ ساختارنیافته

مرحله سوم: تحلیل‌های پیشرفته

علیرغم آنکه از دیدگاه ما این مرحله آخرین مرحله از در اختیار گرفتن سیستم هوش تجاری است، اما پایانی در این سفر وجود ندارد. باید در نظر بگیریم که فضای تحلیل داده‌ها پیوسته در حال پیشرفت و تغییر است.

کاربران تا این مرحله از بلوغ هرچند از تمامی پتانسیل داده‌ها استفاده می‌کنند، اما بهره‌‌گیری آنان از داده‌ها به کاملترین شکل نیست. آنان از تمامی منابع داده‌ای که در اختیار داشته باشند جهت تهیه تحلیل‌های پیشرفته استفاده می‌کنند اما نمی‌توانند به اندازه‌ای که حقیقتاً می‌خواهند داده دریافت کنند. در اینجاست که تحلیل‌های تک‌کاره به همراه منابع داده‌ای خارج از سازمان به یاری کاربران می‌آید. شبکه‌های اجتماعی با حجم عظیمی از داده‌ها که اصطلاحا داده‌های حجیم یا Big Data نامیده می‌شوند، می‌توانند به عنوان داده‌های خارجی به کمک سازمان آیند.

بررسی‌های اجرایی نشان می‌دهد که مشتریان بدون اینکه حتی ارتباط مستقیمی با سازمان برقرار کرده باشند، نظرات خود در مورد نام تجاری سازمان را در ذهن شکل داده اند. در حقیقت، 60 تا 70 درصد از مشتریان بیان داشته اند که تصمیمات مربوط به خرید خود را پیش از صحبت با فروشندگان اتخاذ می‌کنند.

سیستم‌های هوش تجاری این امکان را به سازمان می‌دهند تا از نظرات مشتریان، چه مثبت، منفی و بی‌طرف آگاهی داشته باشند و اینکار توسط ارتباط سیستم با شبکه‌های اجتماعی صورت می‌گیرد.

دراین مرحله است که یکپارچگی پویایی در سیستم هوش تجاری بوجود می‌آید. در حقیقت سازمان‌ها در محیطی رقابتی در تلاش هستند تا با ترکیب بهینه داده‌های داخلی و خارجی سازمان، امکان اتخاذ تصمیمات اثربخش تر از سازمان رقیب را برای خود میسر سازند.

در این مرحله:

فعالیت‌ها: تحلیل، داده‌کاوی، تحلیل‌های بلحظه و بروز، آمادگی بالا در رویارویی با تغییرات ناگهانی

تهیه‌کنندگان: کاربران و تحلیلگران کسب و کار

کاربران: مدیریت

ابزارها: ویژگی‌های سیستم هوش تجاری در کار و تعامل با داده‌های حجیم

خروجی‌ها: بینش و قدرت پیش‌بینی آینده سازمان

داده‌ها: حجم بالایی از داده‌های ساختاریافته داخلی به همراه داده‌های ساختار نیافته خارجی

انتشار مطلب فوق، با ذکر منبع بلامانع می باشد.

3 قدم برای داشتن سازمانی مبتنی بر تحلیل داده‌ها با استفاده از سیستم هوش تجاری