در اختیار داشتن سیستم هوش تجاری (BI) را در دستور کار خود قرار نداده اید؟ (اشتباهی پر هزینه کرده اید)
در دنیای پس از رکود کنونی، چگونه مطلع می‌شوید با اثربخشی و کارآمدی هرچه بیشتر سازمان خود را به پیش می‌برید؟ بدون پاسخی جامع به این پرسش مطمئن باشید که سازمان شما در حال از دست دادن ثروت است.
یک لغزش کوچک برای سازمان های بزرگ به منزله هزینه های میلیون دلاری و برای سازمان های کوچک به منزله مرگ آنان است. این مهم نشان می‌دهد که مدیران اجرایی سازمان لازم است تا توانایی‌های استراتژیک، تحلیلی، و مدیریتی خود را بطور مستمر مورد آزمون قرار دهند.
علائم هشداردهنده ای وجود دارند که نشان می دهند سازمان در حال از دست دادن ثروت بدلیل وجود لغزش هاست. در این مقاله با 5 لغزش اساسی آشنا می‌شوید.
یک راهنمایی: پاسخ در استفاده از سیستم های هوش تجاری اثربخش و کارآمد است که سازمان شما را به سازمانی مبتنی بر تحلیل داده تبدیل می‌کند.
مدیریت هوشمند داده‌ها حفره های موجود در کشتی سازمان را آشکار می سازد. بدون آگاهی کامل از سلامت سازمان، بدون شک در حال از دست دادن ثروت سازمان خود هستید.
اکنون اکثر سازمان های متوسط تا بزرگ از نوعی از سیستم های هوش تجاری برخوردار هستند که مدیران آن سازمان ها، شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) و گزارشات سازمانی را دریافت می کنند. آنها انبارهای داده‌ای دارند که توسط واحد فناوری اطلاعات آنان مدیریت می‌شود. آنان منابع مالی و زمانی فراوانی را برای مدیریت و تحلیل داده ها انجام می‌دهند اما تنها از بخشی از توانایی بالقوه خود بهره می‌گیرند. علاوه بر این، پاسخگویی مناسبی برای زمانیکه مدیران نیاز به اتخاذ تصمیمات کلیدی و بحرانی دارند را در اختیار ندارند.
آیا شرایط سازمان شما نیز اینگونه است؟ اگر پاسخ شما مثبت است بهتر است تا شما را در اینجا متوقف کنم.
بسیاری از مدیران اجرایی سازمان های مختلف دیده شده‌اند که در برابر پیاده سازی سیستم هوش تجاری در سازمان خود مقاومت می‌کنند. لازم است تا این دسته از مدیران نسبت به هشدارهایی که سازمان بدون توجه به آنان، ثروت خود را از دست می‌دهد، توجه کنند.
1. امروزه وفاداری مشتریان با حدس و گمان همراه است
در محیط شدیدا در حال تغییر مشتریان امروز سازمان، چگونه می‌توان وفاداری مشتریان را اندازه‌گیری نمود؟
شاخص‌های عینی و غیرعینی برای نظارت بر وفاداری مشتریان سازمان وجود دارد مانند نرخ چرخش، نرخ تجدید، احتمال توصیه، و نرخ استفاده. تمرکز بر وفاداری مشتری براساس اعداد به اثربخشی بازاریابی سازمان کمک می‌کند. با استفاده از سیستم هوش تجاری می‌توانید به درون داده های بازاریابی و معیارهای آن نفوذ کرده و بر اساس اعداد مطلع شوید که کدام معیارهای بازاریابی بیشترین و کمترین اثربخشی را داشته‌اند. با این دانش قادر خواهید بود تا بهتر مشتریان را شناسایی کرده تا اعتماد و سپس وفاداری را در آنان خلق نمایید.
2. برای تهیه گزارشات و تحلیل های سازمانی به واحد فناوری اطلاعات سازمان متکی هستید!
هنوز باید قدم های مناسبی بردارید اگر داده های سازمان را بطور دستی به مدیران و کارشناسان سازمان ارائه می‌کنید. در سازمان شما فرایندی وجود دارد که بر اساس آن داده ها بطور دستی استخراج می‌شوند تا از صحت اطلاعات ارائه شده به مدیران و کارشناسان سازمان اطمینان حاصل نمایید که معمولا اینکار توسط واحد فناوری اطلاعات انجام می‌شود. با چنین فرایندی، تهیه یک تحلیل ساده سازمانی حداقل 3 روز بطول می‌انجامد.
تهیه گزارشات و تحلیل های سازمانی فرایندی پیچیده و با صرف زمانی زیاد از وقت اندک سازمان همراه است. از سوی دیگر، اگر میزانی خاص از تخصص در حوزه فناوری اطلاعات نداشته باشید، نخواهید توانست از این سیستم استفاده بهینه نمایید و اگر نتوانید در زمان لازم که نیاز به دسترسی به اطلاعات و داده های بروز سازمان دارید، از آن بهرمند شوید. از سوی دیگر منابع داده ای سازمان و پیچیدگی آنها نیز روز به روز درحال افزایش هستند. علاوه بر این، شاید لازم بدانید تا داده های حجیم خارج از سازمان خود را نیز مورد تحلیل و گزارش‌گیری قرار دهید. دراینصورت نیاز دارید تا منابع مالی و زمانی بیشتر و بیشتری را با وجود سیستم کنونی، صرف نمایید.
3. شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) سازمان خود را بطور روزانه زیر نظر ندارید.
درست است، بطور روزانه .......
یک شاخص کلیدی عملکرد به هیچ عنوان اثربخش نخواهد بود اگر بطور ماهیانه زیر نظر قرار گیرد. شاخص های کلیدی عملکرد باید بطور مستمر مورد نظارت قرار گرفته و لازم است تا برای اثربخشی بهتر، اینکار روزانه انجام شود. البته در حالت ایده‌آل بطور بروز و لحظه‌ای. اگر قرار باشد با استفاده از سیستم کنونی خود، از زمان درخواست تهیه یک تحلیل توسط مدیر روزها زمان ببرد تا در مقابل او قرار گیرد، تصمیمات استراتژیک دیگر اثربخش نخواهند بود.
4. بینشی مبهم نسبت به فرایندهای سازمان خود دارید
بعنوان یک مدیر اجرایی در سازمان نباید کلمه ابهام در دیکشنری سازمان شما وجود داشته باشد، مگر آنکه در حال بررسی چگونگی تاثیر آب و هوای سازمان خود باشید. چگونه می‌توانید تصمیمات سازمانی اثربخش اتخاذ کنید اگر بینشی درست از فرایندهای آن نداشته باشید؟ لازم است تا قادر باشید تنها با چند کلیک و بدون آنکه تخصصی در حوزه فناوری اطلاعات داشته باشید، داده‌های سازمان را در قالب گراف، داشبورد، و جداول اطلاعاتی شفاف روی رایانه، لپ تاپ و یا تبلت خود به نمایش درآورید. خواهید دید که چگونه با استفاده از یک سیستم هوش تجاری کارآمد، مثلا صفحات گسترده اکسل که داده هایی خاص را به شما ارائه نمی‌کردند، اکنون می توانند شما را به زبانی شفاف در نظارت بر فرایندهای سازمان و اتخاذ تصمیم، یاری رسانند. اما یک سیستم هوش تجاری کارآمد تنها به ارائه اطلاعات در قالب گراف های شفاف و ساده خلاصه نمی‌شود، بلکه با ویژگی‌های بررسی روندهای داده و پیش بینی آینده سازمان، شما را یاری می‌رساند. هرچه بتوانید بیشتر و بیشتر به داخل تصویری کلی که از سازمان در ذهن دارید نفوذ کنید، خواهید توانست تصمیمات مطمئن و هوشمند اتخاذ نمایید.
5. مطمئن نیستید که تمامی نیروهای سازمان به زبانی یکسان و یکپارچه عمل می کنند؟
نه تنها منابع داده ای سازمان روز به روز در حال افزایش هستند، بلکه پیچیدگی داده‌ها نیز رو به فزونی است. از سوی دیگر داده های حجیم یا Big Data در حوزه سیستم های هوش تجاری نیز بحثی است که امروزه بیشتر و بیشتر مطرح می‌شود و از پیچیدگی های خاص خود برخوردار است. در نتیجه با استفاده از سیستم دستی که اکنون جهت تحلیل داده در اختیار دارید، زمانی که نیروهای متخصص واحد فناوری اطلاعات سازمان جهت ارائه تحلیل ها و گزارشات سازمانی به مدیران صرف می‌کنند نیز افزایش خواهد یافت.
از سوی دیگر هر یک از مدیران و کارشاسان سازمان با سلیقه خود درخواست تحلیل ها و گزارشات سازمانی را خواهند کرد که یکپارچگی در تصویربرداری از داده ها را از بین خواهد برد. مشکل بزرگتر خواهد بود اگر این مدیران و کارشناسان سازمان قرار باشد از صفحات گسترده اکسل در بررسی داده استفاده نمایند و نتایج خود را مورد استفاده و ذخیره‌سازی قرار دهند.
لازم است تا بمنظور دستیابی به یکپارچگی و سهولت رویه، تمامی افراد سازمان از یک سیستم هوش تجاری واحد استفاده نمایند.
مدیران ارشد سازمان تنها افرادی از سازمان نیستند که لازم است در محیط رقابتی امروز چابک و انعطاف پذیر باشند. لازم است تا تحلیل های تهیه شده توسط افراد مختلف سازمان با استفاده از یک سیستم هوش تجاری واحد بطور خودکار و در زمانبندی‌های مشخص در سیستم در سراسر سازمان و براساس داده های مربوط به هر واحد سازمانی، توزیع شوند.
فوریت در استفاده از سیستم هوش تجاری
اکنون متوجه منظور مقاله شده‌اید: استفاده از یک سیستم هوش تجاری. اگر فوریتی نسبت به قرارگیری یک سیستم هوش تجاری اثربخش و کارآمد در سازمان خود نمی‌بینید، بهتر است تا اولویت های خود را تغییر دهید. در نظر داشته باشید که با اقیانوسی از داده در داخل و خارج از سازمان احاطه شده اید و لازم است تا از آن بطور بهینه بهره‌برداری نمایید. تنها لازم است تا مدیریت این داده ها را به سیستمی هوشمند بسپارید.
انتشار مطلب فوق، با ذکر منبع بلامانع می باشد.
